Bagaimana Menulis Surat Untuk Acara Apa Pun

2024 Pengarang: Francis Oldridge | [email protected]. Terakhir diubah: 2023-12-16 20:40

Lewatlah sudah hari-hari ketika menulis surat adalah alat komunikasi yang disukai antara rekan bisnis, keluarga, teman, dan kekasih yang bernasib sial. Surat bekicot mungkin sebagian besar merupakan bagian dari masa lalu tetapi lihatlah gaya hidup modern Anda dan Anda akan melihat bahwa seni menulis masih jauh dari mati. Kemungkinannya adalah, Anda menghabiskan sebagian besar kehidupan pribadi dan profesional Anda untuk mengkomunikasikan vitext atau email, dan masih ada skenario yang memerlukan surat berformat kuno (bahkan jika Anda lebih cenderung mengirimkannya ke web di seluruh dunia daripada Anda sebelumnya. untuk menampar cap di atasnya). Komunikasi sangat penting untuk setiap interaksi dan mengetahui cara menggunakan nada yang tepat dalam korespondensi tertulis adalah keterampilan penting baik Anda menulis surat cinta atau surat pengunduran diri. Untuk membantu Anda tetap di jalur yang benar, kami telah menyusun panduan ini tentang cara menulis surat untuk situasi apa pun.

Tentukan Tujuan dan Audiens Anda

Sebelum Anda dapat meletakkan pena di atas kertas - atau lebih tepatnya, ujung jari ke keyboard - luangkan waktu untuk memikirkan dengan tepat apa yang ingin Anda capai dengan surat Anda. Anda tidak akan berbicara dengan atasan Anda dengan cara yang sama seperti Anda berbicara dengan orang penting Anda, jadi Anda juga tidak boleh menulis kepada mereka dengan cara yang sama. Kumpulkan pemikiran Anda sebelum mulai menulis dengan mengajukan beberapa pertanyaan sederhana kepada diri sendiri:

Kepada Siapa Saya Menulis?

Apakah Anda mengenal orang yang Anda tuju atau akankah ini menjadi komunikasi pertama Anda dengan mereka? Cara kita berkomunikasi satu sama lain berubah secara alami jika kita semakin akrab, jadi pastikan Anda menilai hubungan Anda dengan orang yang Anda kirimi surat sebelum Anda mulai. Ini akan membantu Anda menghindari kesan terlalu santai atau terlalu tegas untuk situasi tersebut.

Apa yang Saya Coba Capai?

Apakah Anda menindaklanjuti wawancara kerja atau menulis surat liburan untuk keluarga Anda? Sama seperti hubungan Anda dengan penerima surat yang penting, begitu juga konteks tempat Anda menulisnya. Anda harus selalu memastikan untuk menjaga komunikasi profesional hanya itu - profesional - bahkan jika Anda memiliki persahabatan dengan rekan kerja atau rekan bisnis yang Anda tuju. Pikirkan komunikasi profesional sebagai bagian dari profil profesional Anda secara keseluruhan. Anda tidak ingin email malas, kasar, atau terlalu santai ke teman Anda di departemen akuntansi di profil LinkedIn Anda, jadi Anda juga tidak ingin email itu ada di kotak keluar Anda. Kebalikannya juga benar; jika Anda menulis surat terima kasih untuk permainan kecil Anda yang manis, hal terakhir yang ingin Anda lakukan adalah terdengar seperti Anda sedang mengadakan pertemuan bisnis. Ingatlah tujuan Anda saat Anda membuat draf surat dan menempatkan diri Anda pada posisi penerima.

Apakah Saya Memiliki Semua Informasi yang Perlu Saya Komunikasikan?

Ini sangat penting dalam komunikasi bisnis. Sebagian besar dari kita telah menerima rangkaian panjang tindak lanjut email karena pengirim tidak memiliki semua fakta secara berurutan sebelum mereka menekan kirim. Jangan menjadi orang yang mengirimkan lima email ketika seseorang akan melakukannya. Etiket email yang tidak terorganisir, aliran kesadaran ini tampak menjengkelkan di sisi terbaik dan benar-benar membingungkan dan paling buruk tidak profesional. Jika Anda memiliki banyak informasi penting untuk disampaikan secara tertulis, tuliskan daftar poin singkat dari semua yang perlu Anda sampaikan sehingga Anda dapat memastikan bahwa Anda telah mencakup semuanya sebelum mengirim.

Temukan Waktu untuk Memformat

Pemformatan sangat penting dalam komunikasi formal, baik untuk menampilkan diri Anda secara profesional dan untuk menyampaikan informasi secara logis. Kami cenderung bekerja lebih cepat saat berkomunikasi dengan bisnis, organisasi, atau rekan kerja karena komunikasi tersebut terjadi selama jam tertentu. Jadi, penting bagi Anda untuk menyampaikan maksud Anda dengan cepat dan jelas - yang jauh lebih mudah dilakukan dengan pemformatan.

Bagaimana Menulis Surat Profesional

Sampul surat; Surat pengunduran diri; Surat referensi; Surat Rekomendasi, Minat, atau Maksud, dll

Anda mungkin akrab dengan tata letak surat formal standar, meskipun Anda belum pernah membuatnya sendiri. Sebagian besar bisnis dan organisasi mengikuti format ini karena mudah dikenali dan dipindai. Templat surat resmi tersedia secara luas dan disertakan di sebagian besar program pengolah kata. Anda juga dapat memilih untuk membuat sendiri dari awal atau menyesuaikan template surat untuk penggunaan berulang. Berikut beberapa hal penting yang perlu diingat saat menulis dan memformat surat resmi:

1. Gunakan judul. Jika Anda mengirim email internal ke rekan kerja atau anggota tim, mengalaminya dengan nama depan kemungkinan besar tidak masalah, tetapi saat Anda berkomunikasi dengan bisnis, organisasi, atau kontak profesional di luar atau lebih tinggi di perusahaan Anda, Anda tidak boleh memanggil mereka hanya dengan nama depan mereka.

2. Hindari salam informal. Mulailah surat Anda dengan "Dear …" (jangan gunakan "Hai," "Halo," atau sapaan serupa) dan tujukan kepada penerima dengan judul dan nama lengkap atau nama belakang mereka (misalnya: "Dear Mr. John Smith,”atau“Dear Dr. Johnson”). Jika Anda belum memiliki kontak di organisasi yang Anda tuju, lihat situs web untuk melihat apakah Anda dapat menemukan nama dan jabatan orang yang relevan. Jika Anda tidak dapat menemukan nama individu, tujukan ke departemen atau grup yang sesuai (mis., “Staf Manual yang Terhormat,” atau “Tim Editorial yang Terhormat”). Jika Anda benar-benar tidak dapat menentukan orang atau departemen yang tepat untuk diajak bicara, Anda dapat menggunakan "Kepada Siapa Yang Berkepentingan", tetapi ketahuilah bahwa ini kemungkinan berarti surat Anda harus disalurkan ke orang yang tepat setelah diterima, yang dapat mengakibatkan respons tertunda.

3. Cantumkan tanggalnya. Jika surat Anda akan dimuat di badan email, klien email Anda akan mencapnya dengan tanggal dan waktu, tetapi jika Anda mengirim surat Anda sebagai lampiran atau melalui surat, termasuk tanggal di atas akan membantu Anda berdua. dan penerima melacak waktu yang tepat untuk menindaklanjuti.

4. Permudah untuk menghubungi Anda. Pastikan Anda memberikan nama Anda (depan dan belakang, termasuk gelar pilihan Anda) dan informasi kontak Anda. Jika Anda mengirim surat fisik atau salinan digital dari surat yang diformat, sertakan alamat dan nomor telepon Anda di bagian atas sehingga dapat langsung diakses oleh penerima. Saat mengirim email, Anda mungkin berpikir bahwa alamat email Anda di bidang "Dari" sudah cukup, tetapi kenyataannya Anda tidak tahu bagaimana penerima lebih suka menindaklanjuti dengan Anda. Buat tanda tangan email profesional yang menyertakan nomor telepon, alamat, dan profil jejaring sosial apa pun yang relevan tempat Anda nyaman dihubungi.

5. Gunakan bahasa formal. Di luar penghilangan umpatan yang jelas atau bahasa yang terlalu santai, ini juga berarti tidak menggunakan kontraksi (yaitu, "Saya tidak akan hadir di pertemuan kuartal ini" sebagai lawan dari "Saya tidak akan berada di sana").

6. Jangan mengubur lede. Komunikasi profesional membutuhkan efisiensi, jadi pastikan Anda menyampaikan poin utama surat Anda secepat mungkin. Lebih baik membuat surat Anda menjadi setengah halaman yang ringkas daripada mencoba merentangkannya menjadi satu halaman penuh dengan filler.

7. Koreksi ulang, lalu koreksi lagi. Program seperti Microsoft Word memiliki pemeriksa ejaan dan tata bahasa built-in, dan itu harus selalu menjadi jalan pertama Anda dalam mengoreksi. Seringkali, mereka bahkan akan menawarkan saran untuk membuat surat Anda lebih ringkas dan langsung, yang sangat membantu saat menulis surat resmi. Ada juga alat online seperti Grammarly yang dapat membantu Anda mengoreksi awal. Namun, jangan berhenti pada satu kali lulus pemeriksaan ejaan; Anda juga harus membaca surat Anda secara keseluruhan untuk memeriksa kesalahan. Kiat profesional: Bacalah surat Anda dengan lantang untuk diri Anda sendiri atau untuk membacanya mundur (dari kata terakhir ke kata pertama) untuk membantu Anda menemukan kesalahan ketik atau frasa aneh. Jika itu adalah sesuatu yang sangat penting, perhatikan juga hal itu.

8. Bersikaplah baik, tetapi profesional. Anda tentu tidak ingin menyimpulkan surat kepada klien dengan ucapan "Love ya!" Yang hangat. tetapi itu tidak berarti Anda harus dingin dan steril. Akhiri surat Anda dengan lebih dekat (dikenal di lingkaran kata-nerd sebagai ucapan perpisahan) seperti "salam hormat," "terima kasih atas waktu Anda," "dengan hormat," atau "harapan terbaik" untuk menambahkan kehangatan pada surat tanpa melewati batas apa pun.

9. Ketikkan. Dalam dunia saat ini, tidak ada jalan lain: Jika Anda menulis surat bisnis resmi dengan tangan, Anda akan terlihat tidak profesional. Ini juga sentuhan yang bagus untuk mencetak amplop Anda daripada mengalamatkannya secara langsung.

10. Tahan keinginan untuk menjadi kreatif. Jangan mencoba meramaikan surat Anda dengan warna-warna aneh atau font yang mewah. Kami senang Anda merasa berseni, tetapi korespondensi profesional biasanya bukan waktu atau tempat. Tetaplah dengan standar, seperti Times New Roman dan hitam-putih tua polos.

Bagaimana Menulis Surat Pribadi

Surat Cinta, Surat Terima Kasih, Surat Permintaan Maaf, dll

Surat pribadi adalah tempat Anda dapat sedikit merentangkan sayap dan membuat ide kreatif mengalir. Meskipun sentuhan khusus mungkin dihargai dalam surat pribadi, masih ada beberapa pedoman yang harus Anda ingat.

1. Jangan terlalu singkat. Anda tidak ingin mengoceh tanpa henti selama tiga halaman sebelum Anda sampai ke inti pesan Anda, tetapi sebaiknya sertakan percakapan santai dalam surat pribadi untuk menunjukkan kepada penerima bahwa Anda meluangkan waktu ekstra untuk terhubung dengan mereka. Jika Anda sudah lama tidak berbicara dengan penerima, beri tahu mereka tentang kehidupan Anda dan tanyakan tentang kehidupan mereka. Jika Anda berterima kasih kepada mereka atas sesuatu, ambillah beberapa kalimat ekstraksi untuk menjelaskan apa artinya bagi Anda. Bergantung pada konteksnya, bahkan mungkin sentuhan yang bagus untuk memasukkan sedikit humor ke dalam surat itu.

2. Gunakan sapaan santai. Sama anehnya jika memulai surat kepada atasan Anda dengan "Yo Ted", sama anehnya untuk memulai surat kepada ibu Anda dengan "Dear Mrs. Carol Jackson." Sangat tepat untuk menyapa penerima surat pribadi dengan nama depan mereka - atau bahkan nama panggilan jika Anda sangat dekat - dan untuk memulai dengan sapaan yang lebih santai seperti "Hai" sebagai ganti "Yang Terhormat" yang harus Anda gunakan dalam komunikasi profesional.

3. Rangkul kreativitas tanpa mengorbankan keterbacaan. Font yang funky dan palet warna yang keras yang tidak dapat Anda gunakan dalam surat bisnis terakhir Anda mungkin akan menemukan tempatnya dalam surat pribadi Anda. Meskipun Anda tidak ingin terlalu jauh mengubah surat Anda menjadi beberapa skrip mikroskopis samar dan warna-warna yang mencekam, tidak apa-apa untuk melepaskan kepribadian profesional Anda yang lurus dan bersenang-senang. Jika Anda mengirim surat surat visnail, menulis dengan cara kuno adalah sentuhan yang bagus, asalkan tulisan tangan Anda belum dipotong menjadi goresan ayam hancur oleh prevalensi teknologi.

Pada saat tampaknya semua orang lebih suka mengirim teks tiga kata daripada komunikasi yang diperpanjang, membuat draf surat bisa terasa menakutkan atau bahkan mengintimidasi. Tetapi jika Anda mengikuti pedoman ini, penulisan surat Anda akan tepat untuk situasi apa pun.