Seni Menyelesaikan Sesuatu Dengan Papan Kanban

2024 Pengarang: Francis Oldridge | [email protected]. Terakhir diubah: 2023-12-16 20:40

Merasa kewalahan oleh pekerjaan dan / atau tanggung jawab pribadi adalah hal baru yang normal. Semakin banyak orang mengalami kelelahan dan keterkaitan istilah ini telah memicu beberapa pemikiran yang bijaksana tentang pengaruhnya pada segala hal mulai dari menjadi milenial (atau tidak) hingga identitas kulit hitam hingga menjadi orang tua.

Tapi bagaimana Anda mengatasi kelelahan? Selain bisikan samar tentang perawatan diri dan panggilan sesekali untuk berhenti dari pekerjaan Anda yang tidak memuaskan, solusi praktis tampaknya langka. Sebelum Anda mencabut nyawa dan rekening bank Anda, cobalah kanban pribadi.

Awal dari Kanban

Kanban (terjemahan Jepang termasuk "papan nama", "papan reklame", atau "sinyal visual") dikembangkan oleh Taiichi Ohno, seorang insinyur industri untuk Toyota, pada tahun 1940-an. Proses alur kerja visual ini secara efektif meningkatkan efisiensi produksi mereka dan merupakan komponen kunci dalam perusahaan yang menjadi pesaing internasional utama.

Pada tahun 2004, David J. Anderson mulai menerapkan strategi ini pada industri teknologi, tetapi segera menjadi populer di bidang seperti pemasaran dan rekrutmen. Kanban modern sangat sukses sehingga orang mulai menggunakannya dalam kehidupan pribadi mereka.

Kanban Pribadi

Mengupas kekacauan papan berorientasi tim, James Benson, mantan kolega Anderson, dan Tonianne DeMariBarry membuat Personal Kanban: Mapping Work - Navigating Life. Dalam buku ini, mereka menjelaskan cara menggunakan papan kanban untuk melewati backlog tugas hidup Anda, tidak peduli ukurannya.

Mulailah dengan menuliskan semua yang perlu Anda lakukan. Segala sesuatu. Anda hanya menipu diri sendiri dengan mengabaikan apa pun.

Bisnis sering kali menggunakan struktur kanban yang lebih rumit, tetapi Benson dan Barry menggunakan tiga kolom sederhana: to-do, doing, dan done. Anda mulai dengan membuat papan tulis sendiri dan menuliskan semua yang perlu Anda lakukan. Segala sesuatu. Anda hanya menipu diri sendiri dengan mengabaikan apa pun.

Para pendukung lebih suka catatan tempel atau kartu indeks sehingga Anda dapat memindahkan tugas secara fisik, tetapi penanda hapus kering juga berfungsi. Anda dapat mewarnai kode untuk menggabungkan tugas bisnis dan pribadi atau menunjukkan urgensi. Tanggal secara pribadi direkomendasikan untuk item yang sensitif terhadap waktu sehingga Anda dapat memperhatikan tenggat waktu dan memprioritaskan secara efektif.

Sekarang, inilah bagian pentingnya: batasi berapa banyak tugas yang masuk ke kolom "sedang dikerjakan". Benson merekomendasikan tiga, tetapi tidak boleh lebih dari lima. Anda juga harus menetapkan kerangka waktu untuk tugas-tugas di kolom ini dan menaatinya. Ini mengurangi stres dengan meminimalkan apa yang Anda fokuskan sekaligus menjaga Anda agar tidak terlalu banyak menumpuk dalam jadwal Anda.

kesalahan besar yang dilakukan orang dengan proses produktivitas adalah membuat tugas menjadi terlalu besar.

“Kanban pribadi adalah radiator informasi untuk pekerjaan Anda. Dengannya, Anda memahami dampak dan konteks pekerjaan Anda secara real-time. Di sinilah daftar tugas linier gagal,”tulis Benson dan Barry. “Statis dan tanpa konteks, mereka mengingatkan kami untuk melakukan sejumlah tugas, tetapi tidak menunjukkan kepada kami informasi waktu nyata yang berharga yang diperlukan untuk pengambilan keputusan yang efektif.”

kesalahan besar yang dilakukan orang dengan proses produktivitas adalah membuat tugas menjadi terlalu besar. Jika catatan tempel macet di kolom "melakukan", Anda dapat belajar memecahnya (dan tugas serupa di masa mendatang) menjadi item tindakan yang lebih kecil. Aturan praktis yang baik adalah selalu memiliki setidaknya satu tugas cepat yang sedang berlangsung untuk menjaga momentum tetap berjalan.

Terakhir, Anda memiliki kolom "selesai". Kita semua tahu betapa menyenangkannya mencoret sesuatu dari daftar, tetapi kolom ini lebih dari itu. Anggap saja sebagai arsip pencapaian Anda yang dapat diperbarui setiap minggu atau setiap bulan. Pengodean warna terbayar di sini dan dapat membantu Anda melihat tugas mana yang lebih mudah daripada yang lain. Anda juga dapat melihat ke mana waktu Anda pergi dan, jika waktu itu sangat tidak seimbang, mulailah membuat gerakan untuk mengubahnya.

Kanban Virtual

Jika Anda ingin membawa papan kanban, beberapa aplikasi alur kerja memiliki fitur kanban. Aplikasi ini cenderung berfokus pada kanban berbasis tim, tetapi Trello diterjemahkan dengan baik ke dalam penggunaan pribadi.

Dengan Trello, Anda dapat menggunakan satu papan atau membuat beberapa papan untuk area berbeda dalam hidup Anda: pekerjaan, pribadi, Novel Amerika Besar Berikutnya, et. Al. Aplikasi ini adalah perkiraan visual terbaik dari papan kanban fisik yang memungkinkan Anda memiliki lebih dari tiga kolom. Versi gratis seharusnya memenuhi semua kebutuhan kanban Anda, tetapi Anda dapat meningkatkan untuk mengintegrasikan kalender dan aplikasi populer lainnya.

Baik Anda ingin kanban di saku atau di dinding, sekarang saatnya mengontrol jadwal dan menyelesaikan berbagai hal. Memang tidak semenarik berhenti dari segalanya dan pindah ke Kepulauan Cayman, tapi pasti lebih terjangkau.